Weź udział w badaniu naukowym i zgarnij e-booka

Witaj serdecznie!

Jak może wiesz pracuję naukowo. Jeden z projektów naukowych, w które jestem zaangażowany jest dotyczy prokrastynacji – czyli odkładania działań na później. Przez ostatnie kilka miesięcy przygotowywaliśmy badania kwestionariuszowe dotyczące tego fascynującego zjawiska.

Teraz chciałbym Cię serdecznie poprosić o udział w naszym badaniu. Zależy nam na Twoim udziale w badaniu bez względu na to czy uważasz, że masz mniejszy lub większy problem z odkładaniem spraw na później, czy też sprawa ta raczej Cię nie dotyczy.

Wypełnienie kwestionariuszy zajmie Ci około 20 minut, a za udział badaniu otrzymasz e-booka: „Podstawy skutecznego zarządzania sobą”. Oto link do badania:

prokrastynacja.org

Będę też bardzo wdzięczny, jeśli link do strony z badaniem będziesz rozprzestrzeniać wśród swoich znajomych.

Dziękuję i zapraszam

Perfekcjonizm wrogiem efektywności

Chyba każdy z nas lubi wykonywać swoje zadania porządnie – dobrze wykonana praca po prostu sprawia nam satysfakcję. Nie należy jednak przesadzać z perfekcjonizmem, gdyż kryją się za nim pewne niebezpieczeństwa.

Poniższy wykres w schematyczny sposób ilustruje, jak nasz wysiłek przekłada się na jakość wykonanej pracy. O ile w początkowych etapach jakość pracy wzrasta szybko, to udoskonalanie już dobrego wytworu może kosztować bardzo wiele czasu i wysiłku. Poza tym, jakkolwiek doskonale nie wykonasz swojego zadania, to zwykle jeszcze można coś poprawić, a potem jeszcze coś – i tak w nieskończoność... Nieco przewrotnie ujął to Salvador Dali: „Nie obawiaj się doskonałości – nigdy jej nie osiągniesz!”

Wewnętrzna presja by dążyć do perfekcji może po części wynikać z wychowania – często mogliśmy słyszeć: „a czemu nie dostałaś/eś piątki?”, „rób porządnie albo wcale” itp. Paradoksalnie taki wewnętrzny „przymus doskonałości” może być jedną z przyczyn prokrastynacji, czyli odkładania działań w czasie. Obawiamy się, że efekty naszej pracy nie będą w 100 % doskonałe, więc czasem nawet nie zaczynamy zajmować się daną sprawą (przynajmniej tak długo, aż nie zmusi nas do tego zewnętrzny termin – potem zaś możemy mieć przed sobą usprawiedliwienie: „zrobiłem to w ostatniej chwili, więc efekty nie są takie, na jakie mnie stać”).

Efektywność nie polega na tym, aby rzeczy były zrobione doskonale, tylko na tym, by były zrobione wystarczająco dobrze. I nie chodzi tu o to, żeby robić swoją pracę „na pół gwizdka”, czy wręcz „na odwal” – źle wykonane zadania na ogół wrócą do nas do poprawki i w efekcie pochłoną więcej czasu i wysiłku. Ponadto warto angażować się w to, co się robi, bo chyba tylko wtedy daje nam to prawdziwą satysfakcję. Chodzi jednak o to, by w pewnym momencie stwierdzić, że zadanie jest wykonane wystarczająco dobrze (choć zapewne nie idealnie), zakończyć nad nim pracę i zająć się kolejną sprawą.

Podsumowując: perfekcjonizm może zarówno powstrzymywać cię przed rozpoczęciem jakiejś pracy, jak i nie pozwalać jej skończyć. W tym sensie perfekcjonizm jest wrogiem efektywności.

Pozwól więc sobie na niedoskonałość … i działaj efektywnie.

Zgadzasz się z tą – kontrowersyjną być może – tezą, czy uważasz, że danym zadaniem należy pracować tak długo, aż nie będzie się w stanie go bardziej poprawić?

„Prawie nic”, czyli o znaczeniu małych kroków

Blog zarzadzaj-soba.pl wraca do życia!

W poprzednim wpisie dotyczącym ustalania priorytetów mówiliśmy o tym, by przy każdej sprawie, którą powinniśmy się zająć, zadawać sobie pytania: „Co zyskam, gdy to zrobię?” oraz „Co stracę, gdy tego nie zrobię?”. Sugerowaliśmy też, by skupiać się w pierwszej kolejności na tych zadaniach, dla których oczekiwane rezultaty lub skutki są największe. Zaś sprawy, dla których odpowiedź na powyższe pytania brzmi „nic” lub „prawie nic” radziliśmy traktować po macoszemu.

Tkwi tu jednak pewne niebezpieczeństwo. Gdy stawiamy przed sobą odległy cel, do którego osiągnięcia trzeba wykonać wiele kolejnych kroków, możemy zacząć te kroki podświadomie lekceważyć. Wpadamy w pułapkę myślenia, że jeśli akurat dziś odpuścimy sobie daną sprawę, to przecież, nic się nie stanie… W rezultacie zamiast zbliżać się do swojego calu, stoimy w miejscu.

Pomyśl o jakimkolwiek ważnym sukcesie – swoim lub cudzym. Nieważne, czy będzie to dobrze prosperująca firma, czarny pas w karate, umiejętność gry na gitarze, biegła znajomość języka obcego, czy cokolwiek innego. Na każdy ważny sukces składa się bardzo wiele „prawie nic” nieznaczących drobnych (czasem też większych) wysiłków. Amerykański pisarz i wydawca Robert Collier podsumował to słowami: „sukces jest sumą małych wysiłków, powtarzających się dzień w dzień".

Dodatkowe niebezpieczeństwo związane z pomijaniem drobnych kroków wiąże się z tym, że nawet po krótkiej przerwie trudniej wrócić do kontynuacji wysiłków – tracimy pęd, gubimy wątek dotychczasowej pracy, wypadamy z formy… W praktyce brak kolejnego kroku w przód, to krok w tył.

Zatem, ustalając plan na kolejny dzień staraj się, by jednym z zadań był kolejny krok w drodze do realizacji Twojego najważniejszego, długoterminowego celu.

Pamiętaj - każdy krok ma znaczenie!

Czy to co robisz ma cel, czy tylko sprawia, że jesteś zajęty?

W poradnikach i artykułach dotyczących zarządzania czasem bardzo często można znaleźć porady typu: „najpierw rób to co najważniejsze” oraz „odróżniaj sprawy ważne od pilnych”. Zasady te są racjonalne i słuszne, praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy się do nich stosujemy – trudność polega na określeniu priorytetów.

Niektórzy z nas mają tendencje do poważnego traktowania zbyt wielu spraw. Może to wynikać np. z chęci bycia osobą na której można polegać: pomocną, sumienną, pracowitą. Osoby o takich aspiracjach miewają trudność z powiedzeniem „nie” zadaniom, które tak naprawdę nie są warte ich czasu i wysiłku. Innym powodem przykładania zbyt dużej wagi do spraw nieważnych jest podświadoma chęć ucieczki przed jakimś konkretnym zadaniem („jeszcze tylko pomaluję ściany i mogę zacząć się uczyć”).  Wyolbrzymianie wagi lub pilności jednych spraw po to, żeby mieć przed sobą wymówkę od zajmowania się innymi, jest jednym z mechanizmów prokrastynacji. Bez względu na przyczyny takiego zachowania, jego efektem jest przytłoczenie wieloma niedokończonymi sprawami i ciągły brak czasu. Trafną diagnozą jest tu stwierdzenie Tima Ferrissa: „Brak czasu jest tak naprawdę brakiem priorytetów”.

Jak więc wyznaczać priorytety? Najprościej - kierować się przewidywanymi rezultatami. Zadaj sobie pytanie: „Czy to co robię, zbliża mnie do osiągnięcia ważnych celów, czy tylko czyni mnie człowiekiem zajętym?” Warto tu przypomnieć słynną zasadę Pareto*, która mówi że: „80% efektów osiągamy pracując nad 20% najważniejszych zadań”. Sformułowanie „80% efektów” nie jest zbyt precyzyjne – chodzi nam tu jednak o zwrócenie uwagi na fakt, że czas i wysiłek włożone w niektóre sprawy przyniosą znacznie większe plony, niż gdyby zainwestować je w inne. Rozsądnie jest więc koncentrować się na takich zadaniach, które prowadzić będą do najbardziej wartościowych rezultatów.

Oczywiście trzeba też pamiętać, że zarówno w pracy, jak i poza nią musimy zajmować się wieloma rutynowymi sprawami, które nie przynoszą spektakularnych efektów (np. sprawy administracyjne, niektóre polecenia szefa, zakupy, sprzątanie itp.). Nie możemy jednak ich zaniechać, bo mogłoby to mieć opłakane skutki.

Dochodzimy więc, do wniosku, że oceniając ważność danej sprawy dobrze jest zadać sobie dwa pytania: „Co zyskam jak to zrobię?” oraz „Co stracę jak tego nie zrobię?” Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi „nic” lub „prawie nic”, to na ogół lepiej zająć się czymś, czego efekty będą bardziej wartościowe.

PS 
W kolejnym tekście napiszemy dlaczego w niektóre sprawy warto inwestować czas i wysiłek pomimo, że odpowiedzi na powyższe pytania brzmieć będą „prawie nic”... 

(*)

Zasada Pareto, zwana też zasadą 80/20, została odkryta przez włoskiego ekonomistę Markiza Vilfredo Federico Damaso Pareto i dotyczyła faktu, że 80% włoskiego majątku jest w posiadaniu 20% najbogatszych Włochów. Obecnie zasada 80/20 znajduje zastosowanie w bardzo wielu dziedzinach (czasem niezupełnie słusznie).

Diagnoza – czyli co robisz ze swoim czasem

Niniejszy tekst, jest kontynuacją poprzedniego, mówiącego o tym jak zarejestrować wszystkie czynności, które wykonujesz w ciągu jednego dnia. Przedstawioną poniżej analizę przeprowadź nazajutrz po „doświadczeniu”, gdy będziesz jeszcze dobrze pamiętać poprzedni dzień.

Każdą z odnotowanych czynności staraj się zakwalifikować do jednej z poniższych kategorii (jeśli uznasz to za słuszne, to możesz dołożyć dodatkowe kategorie – np. życie towarzyskie, nauka, itd):

- czynności rutynowe (toaleta, domowa krzątanina, zakupy, pranie, dojazd do pracy itp.),

- praca zaplanowana (np. praca nad dokumentem, obsługa klientów),

- praca nieplanowana (telefony, rozmowa z szefem, pomoc koledze itd.),

- czas z bliskimi (m.in. wspólne posiłki, spacery),

- czas dla siebie (np. hobby, film, książka, gimnastyka, medytacja),

- „pożeracze” czasu (np. telewizja, Internet).

Oczywiście niektórych czynności nie będzie łatwo jednoznacznie sklasyfikować – czy np. odwiedzanie facebooka, lub oglądanie wiadomości to „czas dla siebie”, czy „pożeracz czasu”? – zależeć to będzie od Twojej interpretacji.

Gdy poklasyfikujesz już wszystkie czynności, to zsumuj czas w każdej z kategorii.

Zwróć uwagę na to co podoba Ci się w Twoim sposobie spędzania czasu - np., że spędzasz dużo czasu z rodziną, albo skutecznie realizujesz swój plan w pracy. Całkiem możliwe, że znajdziesz też sporo rzeczy, które Ci się nie podobają – pamiętaj jednak, że celem eksperymentu jest dążenie do poprawy. Pogratuluj sobie odwagi i szczerości przed samym sobą. Od teraz będziesz spędzać swój czas bardziej świadomie*. 

Prawdopodobnie zauważysz, że sprawy rutynowe zajmują naprawdę dużo czasu. Można starać się trochę je ograniczać (np. kupując zmywarkę zamiast zmywać naczynia ręcznie), można też próbować dodatkowo wykorzystywać część z tego czasu – np. czytając książki lub słuchając audiobooków w drodze do pracy. Jednakże w dużej mierze trzeba się z tym po prostu pogodzić.

Porównaj ile czasu w pracy zajęły Ci czynności zaplanowane, a ile sprawy, które pojawiły się nagle. Takich spraw często jest więcej niż mogłoby się zdawać. Żeby uniknąć niepotrzebnych stresów warto to przewidzieć i zostawiać w planie dnia trochę czasu na czynności „nieprzewidziane”.

Przejrzyj jeszcze kilka razy listę wszystkich czynności zapisanych w ciągu dnia, i za każdym razem rozważ kolejną z poniższych kwestii:

- Czy któreś z czynności dałoby się bez większego problemu wyeliminować lub skrócić?

- Zwróć uwagę czy w niektórych z półgodzinnych okresów nie występuje zbyt wiele czynności. Przykład taki przedstawiony jest w godzinach 9.30-10.00 na rysunku z poprzedniego wpisu. Teoretycznie miał to być czas pracy nad dokumentem, jednak był kilkukrotnie przerywany. Robienie kilku rzeczy na raz (tzw. wielozadaniowość) obniża naszą wydajność. Zwłaszcza pracując nad trudnym zadaniem warto zadbać możliwość pełnego skupienia.

- Ile czasu poświęciłeś na sprawy naprawdę ważne (rodzina, zdrowie, rozwój osobisty, rozwój zawodowy, hobby, wartościowa rozrywka i odpoczynek)? Jesteś tym usatysfakcjonowany, czy w którejś sferze czujesz niedosyt?

- Które z tych czynności zbliżają Cię do realizacji Twoich najważniejszych celów? Może zechciałbyś przeznaczać na nie trochę więcej czasu?

Ustosunkowanie się do powyższych kwestii, może w efekcie poważnie zmienić Twoją strukturę spędzania czasu.

A na koniec jeszcze bardzo ważna sprawa (uwaga, będzie trochę patetycznie). Doba niby ma 24 godziny – jednak gdy odjąć od tego sen, czynności rutynowe i pracę, to „na życie” zostaje Ci naprawdę niewiele czasu. Do swojej dyspozycji masz tylko kilka godzin dziennie – czy warto spędzać jedną z nich na facebooku, a dwie przed telewizorem? Ceń swój czas. Spędzaj go z bliskimi, przeznaczaj na regenerujący odpoczynek i naprawdę satysfakcjonujące rozrywki. Rozwijaj się i dąż do realizacji marzeń. Staraj się spędzać swój czas w zgodzie z Twoimi najważniejszymi wartościami.

Jesteśmy bardzo ciekawi Twoich wrażeń i wniosków – podziel się nimi w komentarzach.

(*)

Zachowaj swoje notatki, i za kilka miesięcy powtórz to ćwiczenie – by uświadomić sobie postęp, oraz zastanowić się, co jeszcze możesz poprawić w swoim sposobie spędzania czasu.

Inwentaryzacja Twojego czasu

Dziś proponujemy Ci ćwiczenie, które pomoże Ci lepiej ogarnąć swój czas. Dzięki temu doświadczeniu dowiesz się ile czasu poświęcasz na jakie czynności i w efekcie zaczniesz wykorzystywać czas bardziej świadomie i zgodnie ze swoimi celami i wartościami.

Na przeprowadzenie ćwiczenia wybierz typowy dzień powszedni (np. najbliższy). Potrzebować będziesz: kartkę, długopis oraz minutnik (najprawdopodobniej program „minutnik” masz w swoim telefonie).

Doświadczenie polegać będzie na tym, że co pół godziny zapisywać będziesz na kartce czynności jakimi zajmowałeś się przez te pół godziny. Po obudzeniu się nastaw więc minutnik na 30 minut i … żyj swoim życiem. Gdy minutnik zadzwoni, uruchom go ponownie i zapisz na kartce np. „poranna toaleta (20), kawa(10)” - liczby w nawiasie, to szacunkowy czas w minutach, jaki uważasz, że poświęciłeś na daną czynność - nie musi to być bardzo dokładne*. Następnie dalej rób swoje, a gdy minutnik zadzwoni, to znów go uruchom i dopisz kolejne czynności (np. „śniadanie (20), rozmowa z rodziną (10)”). Powtarzaj to przez cały dzień, aż do czasu gdy położysz się spać (kładąc się spać nie włączaj już minutnika ;-) ).

Pojedyncze uzupełnienie tabelki (i włączenie minutnika) będzie zajmować Ci prawdopodobnie 20-60 sekund, a w ciągu całego dnia ćwiczenie nie powinno zająć w sumie więcej niż 10 minut – nie jest to wiec jakieś wielkie wyzwanie.

Pamiętaj, że doświadczenie ma polegać tylko na obserwacji i zapisywaniu tego co robisz. Rób to uczciwie i staraj się nie oceniać na bieżąco czy to co akurat robisz jest słuszne, czy nie (jeśli spędziłeś godzinę na facebooku, youtube, czy plotku to ok - po prostu to zanotuj). W czasie ćwiczenie nie zmieniaj swojego zachowania – tylko wtedy wyniki będą wiarygodne i pozwolą Ci wyciągnąć konstruktywne wnioski.

Analizę „zarejestrowanych danych” przeprowadź następnego dnia – kiedy będziesz jeszcze dobrze pamiętać dzień eksperymentu. O tym jak ją przeprowadzić, przeczytasz w kolejnym wpisie.

(*)
Dokładniejsza wersja tego ćwiczenia polega na precyzyjnym zapisywaniu każdej czynności. Jest to jednak naprawdę trudne, ponieważ w międzyczasie można zapomnieć o notowaniu kolejnych czynności (a w ćwiczeniu zaproponowanym powyżej, minutnik co pół godziny przypomina Ci o przeprowadzanym eksperymencie).

Pięć kroków okiełznania chaosu

W poprzednim wpisie sugerowaliśmy Ci wypisanie w jednym miejscu wszystkich spraw, którymi wcześniej lub później chcesz się zająć. Gromadzenie spraw to pierwszy krok w kierunku okiełznania chaosu. Lista, którą stworzyłeś, zapewne jest długa i nie da się jej zrealizować „od ręki”.

Krok drugi to analiza. Czy każdą z tych spraw warto się zająć? Czy każda naprawdę warta jest Twojego czasu i energii? Często nie jesteśmy w stanie zrealizować wszystkiego, co byśmy chcieli (lub uważamy, że powinniśmy) – jest tego po prostu za dużo. Dlatego warto zastanowić się, czy z niektórych spraw nie zrezygnować. Analizując każdy punkt ze swojej listy odpowiedz sobie na dwa pytania: „Co zyskam, gdy się tym zajmę?” oraz „Co stracę, jeżeli tego nie zrobię?” Świadomie eliminując sprawy zbędne i mało ważne zwiększasz swoje szanse na realizację tego, co uznasz za najistotniejsze.

Jeśli nie chcesz rezygnować z realizacji jakiegoś pomysłu, ale też nie chcesz lub nie możesz zająć się nim w najbliższym czasie, to zapisz go na liście nazywanej w systemie GTD „Kiedyś/może”. Dzięki temu zabiegowi wybrane sprawy nie będą Ci zaprzątać głowy, ale też o nich nie zapomnisz – będą widniały one w Twojej „pamięci zewnętrznej” i czekały, aż uznasz, że pora na ich realizację.

Część punktów ze swojej długiej listy wyeliminowałeś, część przeniosłeś do niekreślonej przyszłości - ale na pewno i tak zostało jeszcze dużo rzeczy do zrobienia. Od teraz będziemy nazywać je "projektami" - trzymając się definicji wprowadzonej przez Davida Allena (GTD): "projekt to każda sprawa, która wymaga wykonania więcej niż jednej czynności".

Ponieważ zajmowanie się zbyt wieloma sprawami naraz jest nieefektywne, to należy robić je po kolei. Trzecim krokiem jest priorytetyzacja i wyznaczenie kolejności realizacji projektów. Oceń więc ważność każdego punktu swojej listy w skali od 1 (nieważne) do 10 (najistotniejsze). Przy ocenianiu pomocne będą odpowiedzi na pytania o zysk i stratę, które zadałeś sobie wcześniej. Następnie uszereguj listę projektów według ich ważności.

Logicznym jest, aby w pierwszej kolejności zająć się sprawami najważniejszymi. W praktyce możesz równolegle realizować kilka różnych projektów: mniej lub więcej, w zależności od typu tych przedsięwzięć i Twoich indywidualnych predyspozycji. Decydując się w danym momencie na realizację określonej sprawy, kieruj się też rozsądkiem, aby jedno zadanie nie przeszkadzało Ci w drugim. Możesz np. „równocześnie” zajmować się pisaniem pracy dyplomowej i porządkowaniem garażu. Jeśli jednak zechcesz w tym samym czasie porządkować garaż i remontować łazienkę, to poziom fizycznego chaosu może okazać się trudny do ogarnięcia i obie te sprawy będą nieprzyjemnie rozwlekać się w czasie.

Zadania, którymi zdecydowałeś się zająć nazywać będziemy „projektami w toku”. Ustal sobie limit liczby takich projektów (np. pięć) – i dopiero gdy skończysz z jednym, zabieraj się za realizację kolejnego. W zarządzaniu listą projektów bardzo pomocny jest system kanban, o którym już pisaliśmy. To proste narzędzie ma naprawdę wielką moc – szczerze polecamy!

Skoro już wybrałeś projekty, którymi będziesz się teraz zajmować, to pozostaje już tylko rozbicie każdego z nich na mniejsze części. Czwarty krok, to wyznaczenie najbliższych działań. W ramach każdego projektu wyznacz kilka konkretnych, najbliższych czynności, które należy wykonać i zapisz je na „liście najbliższych działań”. Ta lista jest „narzędziem”, którym będziesz posiłkować się najczęściej. Zawierać będzie konkretne czynności do wykonania - związane z Twoimi projektami w toku, ale także z bieżącymi sprawami typu zakupy, czy pranie. Listę najbliższych działań dobrze jest podzielić na pod-listy, np.: „w domu”, „telefony”, „przy komputerze”, „Mirek”, „Szef”, „w mieście”, itd. Pomoże Ci to łatwiej wyszukiwać zadania w zależności od np. miejsca w jakim jesteś, dostępu do sprzętu, długości czasu jakim akurat dysponujesz itp. (jeśli używasz oprogramowania wspierającego zarządzanie zadaniami, możesz stosować odpowiednie etykiety). W miarę realizacji projektów w toku i pojawiania się nowych drobnych spraw, kolejne konkretne czynności do wykonania zapisuj na liście najbliższych zadań.

Niniejszym chaos został okiełznany!

A skoro już dokładnie wiesz, co masz robić – to do dzieła! Piątym krokiem jest działanie! – sprawy nie załatwią się same ;) 

Pamiętaj też, żeby od czasu do czasu z dumą pomyśleć o tym ile spraw już załatwiłeś. Świadomość własnej efektywności daje dużo satysfakcji i dodaje energii do realizacji kolejnych wyzwań.

Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi i komentarze dotyczące wprowadzania powyższego systemu w życie. Postaramy się pomóc Ci pokonać ewentualne trudności i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.