Dziel i zwyciężaj

Temat tworzenia list spraw do załatwienia przewinie się tu jeszcze nie raz. Dziś chcemy skupić się na jednej z podstawowych spraw pozwalających poprawić efektywność i zwiększyć satysfakcję z wykonywanych zadań – każde zadanie warto jest podzielić na pojedyncze działania do wykonania.
Za książką Davida Allena „Getting Things Done” będziemy tu używać terminu działanie na określenie bardzo konkretnej rzeczy do wykonania – np. wyszukanie konkretnej informacji w internecie, wykonanie rozmowy telefonicznej, napisanie konkretnego podrozdziału pracy magisterskiej, itp. Działanie to „atomowa”, niepodzielna część pracy do wykonania.
Przykład:
Załóżmy, że postanowiłeś wyjechać na wakacje - znasz już termin urlopu i miejsce, w które chcesz pojechać. Bardzo prawdopodobne, że na Twojej liście zadań istnieje wpis w stylu „ogarnąć wyjazd”. Zerkasz od czasu do czasu na tą listę i … niewiele robisz w tej sprawie, aż do momentu kiedy termin wyjazdu zacznie się zbliżać i sytuacja zacznie Cię stresować. Wtedy zaczynasz dzwonić po hotelach, znajdujesz jakiś drogi, bo w innych nie ma już miejsc. Dopiero będąc na miejscu kupujesz mapę i przewodnik, i okazuje się, że na część atrakcji wartych zwiedzenia bilety trzeba było rezerwować wcześniej itd. itp.
Dlatego zamiast umieszczać na liście „ogarnąć wyjazd” warto jest utworzyć nową listę, czy podlistę poświęconą temu wyjazdowi, a złożoną z konkretnych działań do wykonania - np:
  • znaleźć w internecie listę hoteli;
  • zadzwonić do hoteli z pytaniem o ofertę;
  • zarezerwować najkorzystniejszy hotel;
  • kupić mapę i przewodnik;
  • w wolnych chwilach czytać przewodnik.
Potem, zdobywając wiedzę z przewodnika dopisywać będziesz nowe działania np.
  • zarezerwować wstęp do obiektu X.
Prawdopodobne zaczniesz tworzyć też dodatkową listę spraw do zrealizowania na miejscu – np.:
  • zobaczyć miejsce Y;
  • pójść do restauracji Z;
  • itd...

W praktyce nie jesteś w stanie zrealizować od razu całego projektu – możesz tylko realizować jego kolejne elementy. Dlatego podejście to jest bardzo naturalne, choć rzadko stosowane od razu. Wcześniej czy później i tak rozbijasz swoje zadania na działania, ale jeśli nie robisz tego od początku, to wiązać się to może z niepotrzebnym stresem. Ponadto fakt załatwiania wszystkiego w ostatniej chwili może sprawić, że pewne możliwości zostaną pominięte i końcowa jakość realizacji danego projektu będzie niższa. Ponadto wpisy na liście zadań typu „ogarnąć wyjazd” czy „magisterkę napisać” wnoszą niewiele, a mogą wręcz działać przytłaczająco i odpychać nas od realizacji tych zadań.
Proponowane podejście ma jedną wadę – musisz znaleźć trochę czasu i włożyć trochę wysiłku w przemyślenie tego jak podzielić dane zadanie na pojedyncze działania. Jednak jeśli rzeczywiście chcesz zrealizować to zadanie to i tak tego nie unikniesz. Pomińmy więc powyższą wadę, i podkreślmy kilka dodatkowych zalet tworzenia listy kolejnych działań:
  • łatwiej zrobić coś małego i konkretnego niż brać się za bary z czymś dużym i nie do końca sprecyzowanym (w tej drugiej sytuacji łatwiej jest ulec prokrastynacji),
  • lista kolejnych działań daje Ci jasność co do tego co konkretnie masz zrobić,
  • nie musisz o tym ciągle pamiętać – masz to zapisane na liście,
  • nie musisz od nowa wymyślać co masz dalej robić – masz to zapisane na liście,
  • nawet mając tylko chwilę czasu możesz znaleźć działanie, które akurat możesz wykonać i dzięki temu popychać sprawy na przód.
Ponadto bardzo przyjemnie jest z listy rzeczy do zrobienia wykreślać te już zrobione.


Masz jakieś refleksje lub pytania po przeczytaniu tego tekstu? Śmiało! - podziel się nimi w komentarzach.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz