Ważne sprawy są ważne

„To co ważne, rzadko jest pilne, a to co pilne rzadko jest ważne” - zdanie to przypisuje się i prezydentowi USA generałowi Dwightowi Eisenhowerowi. Przypisuje się mu też stosowanie tzw. „matrycy Eisenhowera” - tabelki pomagającej porządkować sprawy dzięki określeniu czy są pilne lub niepilne oraz czy są ważne lub nieważne (rysunek poniżej). Oczywiście twierdzenie, że każda sprawa jest po prostu ważna albo nieważna i pilna albo niepilna jest uproszczeniem. Ważność i pilność mogą mieć różne „natężenia” - niemniej jednak zawsze staraj się mieć świadomość co do ważności i pilności spraw, którymi się zajmujesz.


Macierz Eisenhowera
W praktyce, wielu ludzi przez większość czasu zajmuje się sprawami z I ćwiartki, czyli tymi, które ważne i równocześnie pilne. Wiele osób, w tym menadżerów, działa w ten sposób świadomie, gdyż jest to prosta i na ogół dość skuteczna strategia. Sprawy niepilne odkładane są do czasu aż staną się pilne, a jak już coś jest pilne, to po prostu trzeba to zrobić – nie ma wyjścia.
Niestety, podejście takie wywołuje zwykle niepotrzebny stres związany ze zbliżającym się deadlinem, a fakt robienia wszystkiego w ostatniej chwili często rzutuje na jakość pracy. W efekcie komfort działania i osiągana satysfakcja są poniżej oczekiwań.
Jak to zmienić? Staraj się poświęcać jak najwięcej czasu temu co jest ważne, ale nie jest pilne – czyli sprawom z „II ćwiartki”. Oczywiście, sprawy pilne i równocześnie ważne, zawsze będą się zdarzać, wtedy trzeba zajmować się nimi w pierwszej kolejności. Ponadto, jeśli obecnie masz sporo takich spraw (w tym zaległych) to dojście do „działania w II ćwiartce” może zająć Ci trochę czasu. Warto jednak do tego dążyć – docelowo pozwoli Ci to uniknąć wielu niepotrzebnych stresów, a Twoja praca będzie miała wyższą jakość.
Trudności jakie wiążą się z wprowadzeniem tej zasady w życie dotyczą znajomości odpowiedzi na pytanie „co jest (dla mnie) ważne?”, podejmowania decyzji i odpowiedniego planowania. Spośród spraw którymi chcesz się zająć określ te, które uważasz za najważniejsze, a następnie zastanów się którymi z nich chcesz się zająć w pierwszej kolejności - wybierz jeden lub kilka projektów, które będziesz realizował. Sprawom najważniejszym staraj się poświęcać najproduktywniejszą cześć dnia. W danym momencie staraj się zajmować tylko jedną sprawą naraz - na ogół umysł pracuje bardziej efektywnie gdy zaangażowany jest w jedno zadanie, a przeskakiwanie między tematami niepotrzebnie pochłania czas i energię.
Miej świadomość, że swój czas i wysiłek wkładasz w to, co jest tego warte.


Masz jakieś refleksje lub pytania po przeczytaniu tego tekstu? Śmiało! - podziel się nimi w komentarzach.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz