Notes, chmura i komóra – narzędzia do zarządzania czasem

W każdym sposobie zarządzania czasem (czy to Getting Things Done (GTD), Zen To Done, kanban, czy po prostu listy zadań) fundamentalną kwestią jest zapisanie każdej sprawy, którą chcemy się zająć (chyba, że jej realizacja zajmuje mniej niż dwie minuty). Pojawia się więc naturalne pytanie, czy zapisywać to w kalendarzu, notesie, na kartkach, czy może warto skorzystać z oprogramowania opartego na chmurze, pozwalającego na dostęp do naszych list z komputera i komórki. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady.
Na początek, powtórzymy za Davidem Allenem (GTD), że w kalendarzu (czy to papierowym, czy elektronicznym) warto zapisywać tylko sprawy, które bezwzględnie związane są z danym dniem (spotkania, terminy końcowe, urodziny bliskich, itd.). Zapisanie sprawy w kalendarzu jest równoważne z wewnętrznym zobowiązaniem się do zajęcia się tą sprawą konkretnego dnia. Według Allena, niedotrzymywanie zobowiązań z kalendarza bardzo źle wpływa na nasze zaufanie do siebie i naszego systemu zarządzani czasem – dlatego do kalendarza wpisuj tylko to, co konieczne, a potem traktuj to z najwyższym priorytetem. Natomiast resztę spraw zapisuj na listach.
Papier
Niewątpliwą zaletą narzędzi papierowych jest ich „fizyczność”. Niektóre osoby po prostu lepiej się czują mając kontakt z prawdziwą materią. Kolejną zaletą jest czas dostępu – notes, czy kartkę po prostu wyjmujemy i od razu możemy z nich korzystać – nie czekamy na uruchomienie się i synchronizację jakichś programów. W porównaniu z telefonem komórkowym, czy tabletem, na papierze znacznie łatwiej i szybciej się pisze.
Wada papieru wychodzi na jaw, gdy od czasu do czasu chcemy uporządkować sprawy na naszych listach – niewykreślone sprawy musimy wtedy żmudnie przepisywać. Niewygodą może być też potrzeba noszenia ze sobą notesu i czegoś do pisania.
Elektronika
Zalety i wady programów wspierających zarządzanie czasem, są w zasadzie odwrotne niż papieru: dla niektórych mogą być zbyt wirtualne, trzeba czekać na ich uruchomienie, niewygodnie wprowadza się nowe sprawy na małych urządzeniach. Za to łatwo jest porządkować sprawy - możemy je po prostu przeciągać myszką czy palcem.
Niewątpliwym plusem oprogramowania jest natomiast możliwość synchronizacji między urządzeniami – zadania możemy wygodnie wprowadzać w komputerze, a w komórce (którą i tak prawie każdy nosi przy sobie) tylko je odczytywać i ew. odhaczać już zrealizowane. Warto jednak sprawdzić, czy oprogramowanie potrafi działać także „offline”, abyśmy nie tracili kontaktu ze swoimi danymi, gdy zabraknie nam dostępu do internatu. Kolejną zaletą może być automatyczna synchronizacja wybranych zadań z kalendarzem.
Istnieje szeroki wybór takich programów – od prostych, po naprawdę rozbudowane. Różnią się one także „filozofią” (np. dostosowanie do metody GTD lub kanban). Przede wszystkim trzeba sprawdzić, czy dany program działa na tych platformach, które nas interesują (PC, Apple, Android, iPhone, Windows-Phone). Kolejne sprawy, to możliwości ustawiania przypomnień, synchronizacji z kalendarzem, nadawania zadaniom etykiet („w mieście”, „Tomek”) oraz ustawienia cyklicznego powtarzania zadań. Dla niektórych ważną funkcją może być możliwość hierarchizacji spraw w projekty i podprojekty oraz zadania i podzadania. Ważną, wbrew pozorom, kwestią jest szata graficzna – jeśli masz korzystać z danego programu na co dzień, to powinien być on dla Ciebie intuicyjny i miły dla Twojego oka.
Ciekawym, i zaskakująco wygodnym, sposobem utrwalania swoich nowych pomysłów, gdy pod ręką mamy tylko komórkę, jest skorzystanie z funkcji dyktafonu. Łatwiej nagrać wiadomość do siebie, niż wprowadzać długi tekst w telefonie. Używając terminologii GTD, nagrania z dyktafonu możesz traktować jako kolejną skrzynkę spraw przychodzących, dzięki której o tych sprawach nie zapomnisz. W dogodnym dla siebie momencie odsłuchasz wiadomości i zapiszesz sprawy tam, gdzie ich miejsce.
Podsumowanie
Poeksperymentuj z różnymi rozwiązaniami, a potem wybierz spośród nich taki zestaw narządzi, który najlepiej będzie Ci się sprawdzał - to sprawa dość indywidualna. System na jaki się zdecydujesz, musi być przede wszystkim wygodny - w praktyce tylko wtedy będziesz mieć z niego pożytek.


Masz jakieś refleksje lub pytania po przeczytaniu tego tekstu? Śmiało! - podziel się nimi w komentarzach.

*Pierwotnie niniejszy tekst ukazał się w serwisie Lifehacker.

1 komentarz:

  1. No fajnie napisane, ale jakieś przykłady tych aplikacji?
    Mile widziane

    OdpowiedzUsuń