Skończ coś, zanim coś zaczniesz

Czasem pojawia się pokusa, żeby rozpocząć nowe, często ekscytujące, przedsięwzięcie, podczas gdy nie domknęliśmy jeszcze pewnych starszych spraw (które już tak ekscytujące nie są). Pamiętajmy jednak o tym, że zabieramy się za tą czy inną sprawę, po to, żeby ją zrealizować. Parafrazując klasyka, można by powiedzieć, że „efektywną osobę, poznaje się nie po tym, że zaczyna, ale po tym, że kończy.”
Naturalnym jest, że w życiu, musimy realizować wiele spraw równocześnie. Ile spraw naraz jesteś w stanie kontrolować? Dla każdej osoby odpowiedź na to pytanie może być trochę inna. Zależeć to będzie także od rozważanej skali czasowej i definicji słowa „sprawa” - czy myślimy w skali tygodnia, a „sprawy” da się załatwić w kilka godzin, czy rozważmy skalę roku, a zrealizowanie danego projektu trwać będzie kilka miesięcy.
Tak, czy owak, spraw w toku nie powinno być ani za dużo, ani za mało – załóż sobie limit, z którym będziesz czuć się komfortowo i którego nie będziesz przekraczać. Ustalenie tego limitu wymaga praktyki, i możliwe, że po pewnym czasie zdecydujesz go zmienić na wyższy lub niższy.
Z pomocą w wizualizacji i lepszej kontroli naszych spraw może nam przyjść metoda kanban*, którą w wielkim w uproszczeniu tu opiszemy. System kanban stworzony został z myślą o lepszej organizacji pracy w grupach, jednak można korzystać z niego też indywidualnie.
Każdą sprawę którą obecnie realizujemy, lub którą chcielibyśmy zająć się w przyszłości, zapisujemy na jednej żółtej karteczce, po czym karteczki te umieszczamy na tablicy korkowej (zamiast karteczek i tablicy można używać stosownego oprogramowania). W wersji podstawowej tablicę dzielimy na 4 kolumny:
- do zrobienia – wszystkie sprawy, którymi w przyszłości chcemy się zająć. Gdy przyjdzie nam do głowy jakiś nowy pomysł, to właśnie tu umieszczamy nową karteczkę;
- priorytetowe – to sprawy (karteczki) wybrane z pierwszej kolumny, którymi chcemy zająć się w pierwszej kolejności;
- w toku – sprawy, które obecnie realizujemy;
- zrobione – tu przenosimy karteczkę z trzeciej kolumny, po zakończeniu danej sprawy.

tablica zarządzania projektami - kanban
Obsługa systemu zarządzania strumieniem zadań metodą kanban, polega na... przesuwaniu karteczek o jedną kolumnę w prawo. Proste, prawda? Gdy zakończymy sprawę "w toku" (trzecia kolumna), przenosimy odpowiadającą jej karteczkę do czwartej kolumny ("zrobione") - i jesteśmy gotowi podjąć się nowej sprawy z kolumny drugiej ("priorytetowe"). Zaś po przesunięciu karteczki z kolumny drugiej ("priorytetowe") do trzeciej ("w toku"), możemy, w stosownym momencie, na jej miejsce wybrać nową sprawę z kolumny pierwszej ("do zrobienia"). 
Bardzo ważnym elementem metody kanban jest ustalenie limitów spraw w drugiej i trzeciej kolumnie (na naszym rysunku oznaczone czerwonymi cyframi). Tych limitów starajmy się nie przekraczać.
W drugiej kolumnie nie powinno być zbyt wielu spraw, żebyśmy nie mieli problemu przy wyborze zadania, gdy zwolni się miejsce w trzeciej kolumnie (druga kolumna różni się od pierwszej tym, że znajdują się tam sprawy, którym nadaliśmy pierwszeństwo – jeśli będzie ich zbyt wiele, to będziemy będziemy czuć się przytłoczeni).
Wspomniany wcześniej, limit spraw w toku, (dopuszczalny limit karteczek w trzeciej kolumnie) jest bardzo ważny dla efektywności naszej pracy. Jeśli spraw będzie zbyt mało, to mogą znam się zdarzać przestoje, a może być też po prostu nudno. Jeśli spraw będzie za dużo, to łatwo nam będzie popaść w chaos.
Ostatnia kolumna ma nam przypominać o tym, żeby po zakończeniu danej sprawy, poświęcić jej chwilę refleksji – co zrobiliśmy dobrze, a co moglibyśmy zrobić lepiej? Dzięki takiej refleksji uczymy się i zmniejszamy szanse na popełnienie w przyszłości tych samych błędów. Po takiej refleksji możemy usunąć karteczkę.
Karteczki w dłoń!

(*)
Wykład Pawła Brodzińskiego o metodzie kanban (co prawda adresowany do pracujących zespołowo twórców oprogramowania) można obejrzeć tu: http://www.scrum.org.pl/2010/11/kanban-dla-poczatkujacych/.



Masz jakieś refleksje lub pytania po przeczytaniu tego tekstu? Śmiało! - podziel się nimi w komentarzach.

2 komentarze:

  1. Dziękuję za post. Od 2 lat używam podobne tablicy zawieszonej na ścianie. Ostatnio zaczęłam też korzystać z internetowej aplikacji do organizacji i zarządzania zadaniami Kanban Tool - http://kanbantool.com/ ( dla ciekawych - start-up z Polski).

    OdpowiedzUsuń
  2. Dziękuję za komentarz i informację o Kanban Tool (widzę, że pracują też nad aplikacją na Androida). Warto też zwrócić uwagę np. na http://trello.com/ - aplikacja jest darmowa i ciągle rozwijana.

    OdpowiedzUsuń