W poprzednim
wpisie sugerowaliśmy
Ci wypisanie w jednym miejscu wszystkich spraw, którymi wcześniej
lub później chcesz się zająć. Gromadzenie
spraw to pierwszy
krok w
kierunku okiełznania chaosu. Lista, którą stworzyłeś, zapewne
jest długa i nie da się jej zrealizować „od ręki”.
Krok
drugi to analiza. Czy każdą z tych spraw warto się zająć?
Czy każda naprawdę warta jest Twojego czasu i energii? Często nie
jesteśmy w stanie zrealizować wszystkiego, co byśmy chcieli (lub
uważamy, że powinniśmy) – jest tego po prostu za dużo. Dlatego
warto zastanowić się, czy z niektórych spraw nie zrezygnować.
Analizując każdy punkt ze swojej listy odpowiedz sobie na dwa
pytania: „Co zyskam, gdy się tym zajmę?”
oraz „Co stracę, jeżeli tego nie zrobię?”
Świadomie eliminując sprawy zbędne i mało ważne zwiększasz
swoje szanse na realizację tego, co uznasz za najistotniejsze.
Jeśli
nie chcesz rezygnować z realizacji jakiegoś pomysłu, ale też nie
chcesz lub nie możesz zająć się nim w najbliższym czasie, to
zapisz go na liście nazywanej w systemie GTD „Kiedyś/może”.
Dzięki temu zabiegowi wybrane sprawy nie będą Ci zaprzątać
głowy, ale też o nich nie zapomnisz – będą widniały one w
Twojej „pamięci zewnętrznej” i czekały, aż uznasz, że pora
na ich realizację.
Część
punktów ze swojej długiej listy wyeliminowałeś, część
przeniosłeś do niekreślonej przyszłości - ale na pewno i tak
zostało jeszcze dużo rzeczy do zrobienia. Od teraz będziemy nazywać je "projektami" - trzymając się definicji wprowadzonej przez Davida Allena (GTD): "projekt to każda sprawa, która wymaga wykonania więcej niż jednej czynności".
Ponieważ zajmowanie się zbyt wieloma sprawami naraz jest nieefektywne, to należy robić je po kolei. Trzecim krokiem jest priorytetyzacja i wyznaczenie kolejności realizacji projektów. Oceń więc ważność każdego punktu swojej listy w skali od 1 (nieważne) do 10 (najistotniejsze). Przy ocenianiu pomocne będą odpowiedzi na pytania o zysk i stratę, które zadałeś sobie wcześniej. Następnie uszereguj listę projektów według ich ważności.
Logicznym
jest, aby w pierwszej kolejności zająć się sprawami
najważniejszymi. W praktyce możesz równolegle realizować
kilka różnych projektów: mniej lub więcej, w zależności od typu
tych przedsięwzięć i Twoich indywidualnych predyspozycji.
Decydując się w danym momencie na realizację określonej sprawy,
kieruj się też rozsądkiem, aby jedno zadanie nie przeszkadzało
Ci w drugim. Możesz np. „równocześnie” zajmować się pisaniem
pracy dyplomowej i porządkowaniem garażu. Jeśli jednak zechcesz w
tym samym czasie porządkować garaż i remontować łazienkę, to
poziom fizycznego chaosu może okazać się trudny do ogarnięcia i
obie te sprawy będą nieprzyjemnie rozwlekać się w czasie.
Zadania,
którymi zdecydowałeś się zająć nazywać będziemy „projektami
w toku”. Ustal sobie limit liczby takich projektów (np. pięć) –
i dopiero gdy skończysz z jednym, zabieraj się za realizację
kolejnego. W zarządzaniu listą projektów bardzo pomocny jest
system kanban,
o którym już pisaliśmy. To proste narzędzie ma naprawdę wielką
moc – szczerze polecamy!
Skoro
już wybrałeś projekty, którymi będziesz się teraz zajmować, to
pozostaje już tylko rozbicie każdego z nich na mniejsze
części. Czwarty
krok, to wyznaczenie najbliższych działań.
W ramach każdego projektu wyznacz kilka konkretnych,
najbliższych czynności,
które należy wykonać i zapisz je na „liście najbliższych
działań”. Ta lista jest „narzędziem”, którym będziesz
posiłkować się najczęściej. Zawierać będzie konkretne
czynności do wykonania - związane z Twoimi projektami w toku, ale
także z bieżącymi sprawami typu zakupy, czy pranie. Listę
najbliższych działań dobrze jest podzielić na pod-listy, np.: „w
domu”, „telefony”, „przy komputerze”, „Mirek”, „Szef”,
„w mieście”, itd. Pomoże Ci to łatwiej wyszukiwać zadania w
zależności od np. miejsca w jakim jesteś, dostępu do sprzętu,
długości czasu jakim akurat dysponujesz itp. (jeśli
używasz oprogramowania
wspierającego zarządzanie zadaniami,
możesz stosować odpowiednie etykiety). W miarę realizacji
projektów w toku i pojawiania się nowych drobnych spraw, kolejne
konkretne czynności do wykonania zapisuj na liście najbliższych
zadań.
Niniejszym
chaos został okiełznany!
A
skoro już dokładnie wiesz, co masz robić – to do dzieła! Piątym
krokiem jest działanie! – sprawy nie załatwią się same
;)
Pamiętaj
też, żeby od czasu do czasu z dumą pomyśleć o tym ile spraw już
załatwiłeś. Świadomość własnej efektywności daje dużo
satysfakcji i dodaje energii do realizacji kolejnych wyzwań.
Będziemy
wdzięczni za wszelkie uwagi i komentarze dotyczące wprowadzania
powyższego systemu w życie. Postaramy się pomóc Ci pokonać
ewentualne trudności i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz