Pięć kroków okiełznania chaosu

poprzednim wpisie sugerowaliśmy Ci wypisanie w jednym miejscu wszystkich spraw, którymi wcześniej lub później chcesz się zająć. Gromadzenie spraw to pierwszy krok w kierunku okiełznania chaosu. Lista, którą stworzyłeś, zapewne jest długa i nie da się jej zrealizować „od ręki”.
Krok drugi to analiza. Czy każdą z tych spraw warto się zająć? Czy każda naprawdę warta jest Twojego czasu i energii? Często nie jesteśmy w stanie zrealizować wszystkiego, co byśmy chcieli (lub uważamy, że powinniśmy) – jest tego po prostu za dużo. Dlatego warto zastanowić się, czy z niektórych spraw nie zrezygnować. Analizując każdy punkt ze swojej listy odpowiedz sobie na dwa pytania: „Co zyskam, gdy się tym zajmę?” oraz „Co stracę, jeżeli tego nie zrobię?” Świadomie eliminując sprawy zbędne i mało ważne zwiększasz swoje szanse na realizację tego, co uznasz za najistotniejsze.
Jeśli nie chcesz rezygnować z realizacji jakiegoś pomysłu, ale też nie chcesz lub nie możesz zająć się nim w najbliższym czasie, to zapisz go na liście nazywanej w systemie GTD „Kiedyś/może”. Dzięki temu zabiegowi wybrane sprawy nie będą Ci zaprzątać głowy, ale też o nich nie zapomnisz – będą widniały one w Twojej „pamięci zewnętrznej” i czekały, aż uznasz, że pora na ich realizację.
Część punktów ze swojej długiej listy wyeliminowałeś, część przeniosłeś do niekreślonej przyszłości - ale na pewno i tak zostało jeszcze dużo rzeczy do zrobienia. Od teraz będziemy nazywać je "projektami" - trzymając się definicji wprowadzonej przez Davida Allena (GTD)"projekt to każda sprawa, która wymaga wykonania więcej niż jednej czynności".

Schemat zarządzania strumieniem zadań.

Ponieważ zajmowanie się zbyt wieloma sprawami naraz jest nieefektywne, to należy robić je po kolei. Trzecim krokiem jest priorytetyzacja i wyznaczenie kolejności realizacji projektów. Oceń więc ważność każdego punktu swojej listy w skali od 1 (nieważne) do 10 (najistotniejsze). Przy ocenianiu pomocne będą odpowiedzi na pytania o zysk i stratę, które zadałeś sobie wcześniej. Następnie uszereguj listę projektów według ich ważności.
Logicznym jest, aby w pierwszej kolejności zająć się sprawami najważniejszymi. W praktyce możesz równolegle realizować kilka różnych projektów: mniej lub więcej, w zależności od typu tych przedsięwzięć i Twoich indywidualnych predyspozycji. Decydując się w danym momencie na realizację określonej sprawy, kieruj się też rozsądkiem, aby jedno zadanie nie przeszkadzało Ci w drugim. Możesz np. „równocześnie” zajmować się pisaniem pracy dyplomowej i porządkowaniem garażu. Jeśli jednak zechcesz w tym samym czasie porządkować garaż i remontować łazienkę, to poziom fizycznego chaosu może okazać się trudny do ogarnięcia i obie te sprawy będą nieprzyjemnie rozwlekać się w czasie.
Zadania, którymi zdecydowałeś się zająć nazywać będziemy „projektami w toku”. Ustal sobie limit liczby takich projektów (np. pięć) – i dopiero gdy skończysz z jednym, zabieraj się za realizację kolejnego. W zarządzaniu listą projektów bardzo pomocny jest system kanban, o którym już pisaliśmy. To proste narzędzie ma naprawdę wielką moc – szczerze polecamy!
Skoro już wybrałeś projekty, którymi będziesz się teraz zajmować, to pozostaje już tylko rozbicie każdego z nich na mniejsze części. Czwarty krok, to wyznaczenie najbliższych działań. W ramach każdego projektu wyznacz kilka konkretnych, najbliższych czynności, które należy wykonać i zapisz je na „liście najbliższych działań”. Ta lista jest „narzędziem”, którym będziesz posiłkować się najczęściej. Zawierać będzie konkretne czynności do wykonania - związane z Twoimi projektami w toku, ale także z bieżącymi sprawami typu zakupy, czy pranie. Listę najbliższych działań dobrze jest podzielić na pod-listy, np.: „w domu”, „telefony”, „przy komputerze”, „Mirek”, „Szef”, „w mieście”, itd. Pomoże Ci to łatwiej wyszukiwać zadania w zależności od np. miejsca w jakim jesteś, dostępu do sprzętu, długości czasu jakim akurat dysponujesz itp. (jeśli używasz oprogramowania wspierającego zarządzanie zadaniami, możesz stosować odpowiednie etykiety). W miarę realizacji projektów w toku i pojawiania się nowych drobnych spraw, kolejne konkretne czynności do wykonania zapisuj na liście najbliższych zadań.
Niniejszym chaos został okiełznany!
A skoro już dokładnie wiesz, co masz robić – to do dzieła! Piątym krokiem jest działanie! – sprawy nie załatwią się same ;) 
Pamiętaj też, żeby od czasu do czasu z dumą pomyśleć o tym ile spraw już załatwiłeś. Świadomość własnej efektywności daje dużo satysfakcji i dodaje energii do realizacji kolejnych wyzwań.

Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi i komentarze dotyczące wprowadzania powyższego systemu w życie. Postaramy się pomóc Ci pokonać ewentualne trudności i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz