Pięć kroków okiełznania chaosu

W poprzednim wpisie sugerowaliśmy Ci wypisanie w jednym miejscu wszystkich spraw, którymi wcześniej lub później chcesz się zająć. Gromadzenie spraw to pierwszy krok w kierunku okiełznania chaosu. Lista, którą stworzyłeś, zapewne jest długa i nie da się jej zrealizować „od ręki”.

Krok drugi to analiza. Czy każdą z tych spraw warto się zająć? Czy każda naprawdę warta jest Twojego czasu i energii? Często nie jesteśmy w stanie zrealizować wszystkiego, co byśmy chcieli (lub uważamy, że powinniśmy) – jest tego po prostu za dużo. Dlatego warto zastanowić się, czy z niektórych spraw nie zrezygnować. Analizując każdy punkt ze swojej listy odpowiedz sobie na dwa pytania: „Co zyskam, gdy się tym zajmę?” oraz „Co stracę, jeżeli tego nie zrobię?” Świadomie eliminując sprawy zbędne i mało ważne zwiększasz swoje szanse na realizację tego, co uznasz za najistotniejsze.

Jeśli nie chcesz rezygnować z realizacji jakiegoś pomysłu, ale też nie chcesz lub nie możesz zająć się nim w najbliższym czasie, to zapisz go na liście nazywanej w systemie GTD „Kiedyś/może”. Dzięki temu zabiegowi wybrane sprawy nie będą Ci zaprzątać głowy, ale też o nich nie zapomnisz – będą widniały one w Twojej „pamięci zewnętrznej” i czekały, aż uznasz, że pora na ich realizację.

Część punktów ze swojej długiej listy wyeliminowałeś, część przeniosłeś do niekreślonej przyszłości - ale na pewno i tak zostało jeszcze dużo rzeczy do zrobienia. Od teraz będziemy nazywać je "projektami" - trzymając się definicji wprowadzonej przez Davida Allena (GTD): "projekt to każda sprawa, która wymaga wykonania więcej niż jednej czynności".

Ponieważ zajmowanie się zbyt wieloma sprawami naraz jest nieefektywne, to należy robić je po kolei. Trzecim krokiem jest priorytetyzacja i wyznaczenie kolejności realizacji projektów. Oceń więc ważność każdego punktu swojej listy w skali od 1 (nieważne) do 10 (najistotniejsze). Przy ocenianiu pomocne będą odpowiedzi na pytania o zysk i stratę, które zadałeś sobie wcześniej. Następnie uszereguj listę projektów według ich ważności.

Logicznym jest, aby w pierwszej kolejności zająć się sprawami najważniejszymi. W praktyce możesz równolegle realizować kilka różnych projektów: mniej lub więcej, w zależności od typu tych przedsięwzięć i Twoich indywidualnych predyspozycji. Decydując się w danym momencie na realizację określonej sprawy, kieruj się też rozsądkiem, aby jedno zadanie nie przeszkadzało Ci w drugim. Możesz np. „równocześnie” zajmować się pisaniem pracy dyplomowej i porządkowaniem garażu. Jeśli jednak zechcesz w tym samym czasie porządkować garaż i remontować łazienkę, to poziom fizycznego chaosu może okazać się trudny do ogarnięcia i obie te sprawy będą nieprzyjemnie rozwlekać się w czasie.

Zadania, którymi zdecydowałeś się zająć nazywać będziemy „projektami w toku”. Ustal sobie limit liczby takich projektów (np. pięć) – i dopiero gdy skończysz z jednym, zabieraj się za realizację kolejnego. W zarządzaniu listą projektów bardzo pomocny jest system kanban, o którym już pisaliśmy. To proste narzędzie ma naprawdę wielką moc – szczerze polecamy!

Skoro już wybrałeś projekty, którymi będziesz się teraz zajmować, to pozostaje już tylko rozbicie każdego z nich na mniejsze części. Czwarty krok, to wyznaczenie najbliższych działań. W ramach każdego projektu wyznacz kilka konkretnych, najbliższych czynności, które należy wykonać i zapisz je na „liście najbliższych działań”. Ta lista jest „narzędziem”, którym będziesz posiłkować się najczęściej. Zawierać będzie konkretne czynności do wykonania - związane z Twoimi projektami w toku, ale także z bieżącymi sprawami typu zakupy, czy pranie. Listę najbliższych działań dobrze jest podzielić na pod-listy, np.: „w domu”, „telefony”, „przy komputerze”, „Mirek”, „Szef”, „w mieście”, itd. Pomoże Ci to łatwiej wyszukiwać zadania w zależności od np. miejsca w jakim jesteś, dostępu do sprzętu, długości czasu jakim akurat dysponujesz itp. (jeśli używasz oprogramowania wspierającego zarządzanie zadaniami, możesz stosować odpowiednie etykiety). W miarę realizacji projektów w toku i pojawiania się nowych drobnych spraw, kolejne konkretne czynności do wykonania zapisuj na liście najbliższych zadań.

Niniejszym chaos został okiełznany!

A skoro już dokładnie wiesz, co masz robić – to do dzieła! Piątym krokiem jest działanie! – sprawy nie załatwią się same ;) 

Pamiętaj też, żeby od czasu do czasu z dumą pomyśleć o tym ile spraw już załatwiłeś. Świadomość własnej efektywności daje dużo satysfakcji i dodaje energii do realizacji kolejnych wyzwań.

Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi i komentarze dotyczące wprowadzania powyższego systemu w życie. Postaramy się pomóc Ci pokonać ewentualne trudności i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.