Czy to co robisz ma cel, czy tylko sprawia, że jesteś zajęty?

W poradnikach i artykułach dotyczących zarządzania czasem bardzo często można znaleźć porady typu: „najpierw rób to co najważniejsze” oraz „odróżniaj sprawy ważne od pilnych”. Zasady te są racjonalne i słuszne, praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy się do nich stosujemy – trudność polega na określeniu priorytetów.
Niektórzy z nas mają tendencje do poważnego traktowania zbyt wielu spraw. Może to wynikać np. z chęci bycia osobą na której można polegać: pomocną, sumienną, pracowitą. Osoby o takich aspiracjach miewają trudność z powiedzeniem „nie” zadaniom, które tak naprawdę nie są warte ich czasu i wysiłku. Innym powodem przykładania zbyt dużej wagi do spraw nieważnych jest podświadoma chęć ucieczki przed jakimś konkretnym zadaniem („jeszcze tylko pomaluję ściany i mogę zacząć się uczyć”).  Wyolbrzymianie wagi lub pilności jednych spraw po to, żeby mieć przed sobą wymówkę od zajmowania się innymi, jest jednym z mechanizmów prokrastynacji. Bez względu na przyczyny takiego zachowania, jego efektem jest przytłoczenie wieloma niedokończonymi sprawami i ciągły brak czasu. Trafną diagnozą jest tu stwierdzenie Tima Ferrissa: „Brak czasu jest tak naprawdę brakiem priorytetów”.
Jak więc wyznaczać priorytety? Najprościej - kierować się przewidywanymi rezultatami. Zadaj sobie pytanie: „Czy to co robię, zbliża mnie do osiągnięcia ważnych celów, czy tylko czyni mnie człowiekiem zajętym?Warto tu przypomnieć słynną zasadę Pareto*, która mówi że: „80% efektów osiągamy pracując nad 20% najważniejszych zadań”. Sformułowanie „80% efektów” nie jest zbyt precyzyjne – chodzi nam tu jednak o zwrócenie uwagi na fakt, że czas i wysiłek włożone w niektóre sprawy przyniosą znacznie większe plony, niż gdyby zainwestować je w inne. Rozsądnie jest więc koncentrować się na takich zadaniach, które prowadzić będą do najbardziej wartościowych rezultatów.
Oczywiście trzeba też pamiętać, że zarówno w pracy, jak i poza nią musimy zajmować się wieloma rutynowymi sprawami, które nie przynoszą spektakularnych efektów (np. sprawy administracyjne, niektóre polecenia szefa, zakupy, sprzątanie itp.). Nie możemy jednak ich zaniechać, bo mogłoby to mieć opłakane skutki.
Dochodzimy więc, do wniosku, że oceniając ważność danej sprawy dobrze jest zadać sobie dwa pytania: „Co zyskam jak to zrobię?” oraz „Co stracę jak tego nie zrobię?” Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi „nic” lub „prawie nic”, to na ogół lepiej zająć się czymś, czego efekty będą bardziej wartościowe.

PS 
W kolejnym tekście napiszemy dlaczego w niektóre sprawy warto inwestować czas i wysiłek pomimo, że odpowiedzi na powyższe pytania brzmieć będą „prawie nic”... 

(*)
Zasada Pareto, zwana też zasadą 80/20, została odkryta przez włoskiego ekonomistę Markiza Vilfredo Federico Damaso Pareto i dotyczyła faktu, że 80% włoskiego majątku jest w posiadaniu 20% najbogatszych Włochów. Obecnie zasada 80/20 znajduje zastosowanie w bardzo wielu dziedzinach (czasem niezupełnie słusznie).

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz